Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · Vigente desde 10 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Carlos Andrés Vernaza Romero, persona natural, quien opera bajo la marca «IAX · Arquitectos Digitales»
• Cédula de ciudadanía: 6108943
• Domicilio: Cali, Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: [email protected]
• Teléfono / WhatsApp: +57 321 828 3457
• Sitio web: https://iax.systems

2. Marco legal

Esta política se expide conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Capítulo 25 y 26, Título 2, Parte 2, Libro 2), la Ley 1266 de 2008 en lo aplicable y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para visitantes ubicados en el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido se incluye una sección alineada con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD/GDPR).

3. Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos son tratados. Dato personal: información vinculada a una persona natural determinada o determinable. Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej. datos de salud, biométricos, origen racial, orientación política o religiosa). Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Responsable: quien decide sobre el tratamiento. Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable. Transferencia: envío de datos a otro responsable. Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (art. 4, Ley 1581 de 2012).

5. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, número de teléfono/WhatsApp, correo electrónico, ciudad.
• Contenido de las conversaciones y solicitudes que nos envíe (por WhatsApp, correo o formularios).
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y cookies, según la Política de Cookies.
• Datos de clientes y de los usuarios finales de nuestros clientes, cuando IAX actúa como encargado al implementar agentes de IA (ver sección 9).

No recolectamos de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes. Si se llegaran a tratar, se respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

6. Finalidades

1. Atender consultas, cotizaciones y solicitudes recibidas por WhatsApp, correo, teléfono o el sitio web.
2. Contactarle por WhatsApp, llamada o correo para dar seguimiento a su solicitud, agendar reuniones y presentar demostraciones.
3. Celebrar, ejecutar y facturar los contratos de consultoría, diseño e implementación de agentes de IA.
4. Enviar información comercial, novedades y contenidos de IAX, solo si lo autoriza; puede retirar esta autorización en cualquier momento.
5. Operar, asegurar y mejorar el sitio web, incluida la medición de uso cuando usted acepte cookies analíticas.
6. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.
7. Prestar soporte técnico y mejorar la calidad de los servicios y agentes de IA, usando datos anonimizados o agregados cuando sea posible.

7. Contacto por WhatsApp

Al escribirnos por WhatsApp usted inicia la conversación de forma voluntaria y autoriza el tratamiento de su número, nombre de perfil y mensajes para las finalidades 1, 2 y 3. WhatsApp es un servicio de WhatsApp LLC / Meta Platforms, que trata datos conforme a sus propias políticas y puede almacenarlos fuera de Colombia. Le recomendamos no enviar datos sensibles por este canal.

8. Agentes de inteligencia artificial

IAX diseña y opera agentes de IA. Cuando usted conversa con un agente de IAX (en el sitio, en WhatsApp o en una demostración), los mensajes pueden ser procesados de forma automatizada por proveedores de modelos de lenguaje e infraestructura en la nube, que actúan como encargados y pueden estar ubicados fuera de Colombia. Siempre se le informará que está interactuando con un sistema de IA. Las respuestas del agente son informativas y no constituyen decisiones con efectos jurídicos sobre usted; puede solicitar en cualquier momento la atención de una persona. Exigimos a dichos proveedores no usar los datos para entrenar sus modelos cuando el servicio lo permita y aplicar medidas de seguridad adecuadas.

El texto de las conversaciones con los agentes se conserva 30 días y luego se elimina; solo se guardan estadísticas anónimas agregadas, sin mensajes ni datos personales, por un máximo de 24 meses. Las confirmaciones de asistencia a eventos se eliminan 30 días después del evento.

9. Datos sensibles y datos de clientes (incluido el sector salud)

Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. IAX no solicita datos sensibles a través de este sitio. Cuando un cliente (por ejemplo, una clínica, consultorio o IPS) contrate agentes que traten datos de salud u otros datos sensibles, IAX actuará como encargado y el cliente como responsable; se firmará un contrato de transmisión de datos que defina finalidades, medidas de seguridad, confidencialidad, ubicación de los datos y eliminación al finalizar. El responsable deberá obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares, indicando el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles, y cumplir la normativa sectorial aplicable (p. ej. Resolución 1995 de 1999 sobre historia clínica y Ley 2015 de 2020).

10. Transferencia y transmisión internacional

Algunos proveedores tecnológicos (alojamiento web, mensajería, correo, modelos de IA y nube) se encuentran fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o la Unión Europea. La transmisión se hace a encargados con contrato o cláusulas que garantizan el cumplimiento de esta política, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.25.5.2). Al aceptar esta política usted autoriza expresamente estas transmisiones. No vendemos ni cedemos sus datos a terceros para fines propios de ellos.

11. Derechos del titular (habeas data)

Usted tiene derecho a: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización otorgada; (c) ser informado sobre el uso dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite ante IAX; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; (f) acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política. Estos derechos se conocen también como derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO).

12. Procedimiento y tiempos de respuesta

Canal de atención: correo [email protected] o WhatsApp +57 321 828 3457, indicando nombre, documento de identidad, descripción de la solicitud, dirección de contacto y documentos que quiera hacer valer. Los causahabientes o representantes deben acreditar su calidad.

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido.

Área responsable de atender peticiones: Carlos Andrés Vernaza Romero, a través de [email protected].

13. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables (cifrado en tránsito, control de accesos, mínimo privilegio, registros). Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y los plazos legales (p. ej. 10 años para documentos contables); luego se suprimen o anonimizan.

14. Sección para visitantes internacionales (RGPD/GDPR)

Si usted se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido u otra jurisdicción con normas similares:

• Bases jurídicas: ejecución de un contrato o medidas precontractuales a su solicitud (finalidades 1–3); consentimiento (marketing, cookies no necesarias, datos sensibles); obligación legal (finalidad 6); interés legítimo en la seguridad y mejora del sitio (finalidades 5 y 7), con posibilidad de oposición.
• Derechos: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición, retirar el consentimiento sin afectar la licitud previa, y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado con efectos jurídicos significativos. Puede reclamar ante su autoridad de control.
• Transferencias: sus datos se tratan en Colombia y en los países de nuestros proveedores; cuando no exista decisión de adecuación se usarán cláusulas contractuales tipo u otras garantías adecuadas.
• Contacto: [email protected]. Respondemos en un plazo máximo de un mes.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando IAX cumpla los requisitos legales de inscripción (Decreto 090 de 2018), sus bases de datos se registrarán en el RNBD de la SIC.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde 10 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras sean necesarias para las finalidades descritas. Los cambios sustanciales se informarán en este sitio y, cuando corresponda, se solicitará nueva autorización.